Kommende Woche halte ich auf der Schicht im Schacht in Duisburg einen Vortrag, der sich unter der Überschrift „Alles Fake oder was?“ dem Thema widmet, dass Bewerbungen immer weniger aussagekräftig zu werden scheinen.

Die Verfügbarkeit von Hilfsmitteln wie ChatGPT oder anderen LLMs führt erstens zu inhaltlich immer weniger Unterscheidbarkeit bietenden Bewerbungen und das – zweitens – in deutlich steigenden Mengen, denn die KI ermöglicht die Erstellung hochwertig anmutender Bewerbungen eben auch in großer Menge mit sehr geringem Aufwand.

In Anlehnung an Michael Spence´ Signaling-Theorie könnte man sagen: Die Signale sind billig geworden (und verlieren somit ihre Signalwirkung). Oder auch: Das Signal-Noise-Ratio verschlechtert sich rapide.

Aber es gibt den Einsatz von KI natürlich gewissermaßen in verschiedenen Intensitätsgraden: Von der „KI-Schönung“ über „KI-Manipulation“ bis hin zu wirklichem „Fake“ ist alles dabei. Wie ich in Duisburg aufzeigen werde, liegt z.B. in eignungsdiagnostischen Verfahren ein Hebel, um den damit einhergehenden Problemen wirksam zu begegnen.

Ein anderer liegt in sog. Background-Checks, also letztlich Überprüfungen, ob das was Bewerbende in ihrer Bewerbung so von sich und ihren Skills und Erfahrungen behaupten überhaupt stimmt. Früher war das überaus aufwendig, langwierig und teuer – quasi ein Job für Detekteien. Also sicherlich nichts für den großflächigen Einsatz. Doch das geht heute – auch dank des Einsatzes von Tech – erheblich ökonomischer.

Vor diesem Hintergrund habe ich Nabil el Berr, CEO von Indicium Technologies einmal gebeten, mir zu erklären, wie Indicium hierbei vorgeht.

Herausgekommen ist ein sehr aufschlussreicher Gastartikel!

Nabil, deine Bühne!

>> Gastbeitrag von Nabil el Berr:

Pre-Employment Screening, DSGVO-konform – und warum es jetzt auch für den deutschen Mittelstand relevant wird

Stell dir vor, du hast gerade eine neue Führungskraft eingestellt. Drei Monate Suche, zwei Assessment Center, fünf Interviewrunden. Der Kandidat war überzeugend. Der Lebenslauf makellos. Die Referenzen tadellos.

Und dann findest du heraus, dass der Studienabschluss auf Seite 1 so nicht existiert.

Klingt nach Hollywood? Ist es nicht. In unseren eigenen Verifikationsdaten tauchen solche Diskrepanzen regelmäßig auf – bei Kandidaten für Positionen, die Vertrauen, Vertraulichkeit oder Zugang zu sensiblen Ressourcen erfordern.

Und das Erschreckende: Kein Recruiter hätte das im Vorstellungsgespräch bemerkt. Willkommen in der Welt der Background Checks.

Warum Background Checks in Deutschland noch die Ausnahme sind

In den USA ist die Sache klar: Laut der Professional Background Screening Association (PBSA) führen rund 95 % aller Unternehmen systematische Background Checks durch. Es gehört zum Standard-Recruiting wie das Onboarding-Gespräch.

In Deutschland? Hier herrscht eine Mischung aus Unsicherheit („Darf ich das überhaupt?“), Zurückhaltung („Wollen wir das als Arbeitgeber signalisieren?“) und schlichtem Nicht-Wissen („Wie geht das eigentlich DSGVO-konform?“).

Das Ergebnis: Viele Unternehmen verzichten komplett. Oder sie verlassen sich auf Referenzanrufe – die aus haftungsrechtlichen Gründen so nichtssagend ausfallen, dass man sie auch weglassen könnte. Dabei ist die Datenlage eigentlich unmissverständlich.

Was wirklich in Lebensläufen steht – und was nicht

Laut einer repräsentativen Studie von CVapp.de (2023, n = 3.000) geben 58,5 % der Deutschen zu, schon einmal im Lebenslauf geschummelt zu haben. Männer (71 %) deutlich häufiger als Frauen (46 %). Die häufigsten Felder: Kompetenzen und Fähigkeiten (79 %), Gehaltsangaben (74 %), Jobbezeichnungen (58 %) und Bildungsabschlüsse (52 %).

Und das sind wohlgemerkt die, die es zugeben.

Wer die Daten aus tatsächlichen Verifikationsprozessen anschaut – nicht Umfragen, sondern echte Überprüfungen – sieht ein anderes Bild. Unsere eigenen Daten aus hunderten Background Checks bei Indicium zeigen:

• 73 % aller Lebensläufe enthalten mindestens eine „Ungenauigkeit“
• 5,5 % enthalten handfeste Falschaussagen: gefälschte Abschlüsse, erfundene Arbeitgeber, nicht existierende Zertifikate

Das bedeutet: Statistisch gesehen enthält jeder achtzehnte Lebenslauf auf deinem Schreibtisch eine handfeste Lüge. Nicht eine Unschärfe, nicht eine Schönfärberei – eine echte Falschaussage.

Was eine Fehleinstellung wirklich kostet

Bevor ich erkläre, wie Background Checks heute funktionieren, eine kurze Zwischenrechnung – weil die Kosten-Nutzen-Abwägung am Ende die eigentliche Entscheidung ist.

Das U.S. Department of Labor schätzt, dass eine Fehleinstellung mindestens 30 % des Erstjahresgehalts kostet. Kienbaum und PwC kommen für deutsche Führungskräfte auf 50.000 bis 100.000 Euro – bei C-Level-Positionen auf das Zwei- bis Dreifache des Jahresgehalts. Das beinhaltet Recruiting-Kosten, Einarbeitungszeit, Produktivitätsverluste und in manchen Fällen Abfindungen und rechtliche Auseinandersetzungen.

Und das ist nur das Geld. Der Schaden an Unternehmenskultur, Teamdynamik und Vertrauen lässt sich schwer beziffern – aber wer ihn einmal erlebt hat, weiß: Er wiegt schwerer als jede Zahl auf dem Papier.

Ein professioneller Background Check kostet einen Bruchteil davon. Eigentlich ist das die ganze Kosten-Nutzen-Rechnung.

OSINT statt Detektei: Wie modernes Pre-Employment Screening aussieht

Klassisches Background-Screening bedeutete lange: eine externe Detektei beauftragen, vier Wochen warten, einen dünnen Bericht bekommen. Das Prinzip war solide – der Prozess war es nicht.

Modernes Screening setzt auf OSINT – Open Source Intelligence: die strukturierte, automatisierte Auswertung öffentlich verfügbarer Quellen. Keine Graubereiche, keine fragwürdigen Methoden – sondern die intelligente Nutzung von Daten, die ohnehin öffentlich zugänglich sind.

Bei Indicium setzen wir genau diesen Ansatz um – mit unserer Plattform IDA (Indicium Digital Analyst). IDA durchsucht automatisch hunderte Quellen und konsolidiert die Ergebnisse in einem strukturierten, revisionssicheren Bericht. Was dabei geprüft wird – je nach Paket und Position:

CV Cross-Check: Automatischer Abgleich des eingereichten Lebenslaufs mit öffentlichen Daten. Berufsstationen, Bildungswege, Positionen, Zeiträume. Widersprüche werden sofort sichtbar – mit einem klaren Ampelsystem und konkreten Fundstellen.

Sanctions & PEP Check: Abgleich mit internationalen Sanktionslisten (EU, UN, OFAC), PEP-Datenbanken und Strafregistern, soweit gesetzlich zulässig. Besonders relevant für Finanzinstitute unter MaRisk oder DORA.

Media Screening: Echtzeit-Scan tausender globaler und lokaler Nachrichtenquellen. Gibt es öffentliche Berichterstattung zu dieser Person, die für euren Einstellungsprozess relevant sein könnte?

Social Media Screening: Ausschließlich berufsorientierte Netzwerke wie LinkedIn und Xing. Private Plattformen wie Instagram oder TikTok sind tabu – auch wenn Profile öffentlich zugänglich sind. Das entspricht der deutschen Rechtsprechung und schützt vor Bias.

Die Quellen gehen dabei weit über eine Google-Suche hinaus: Handelsregister, Moody’s, LexisNexis, exklusive Datenbankzugänge, Leak-Datenbanken.

Das Ergebnis: Ein Essential Check dauert rund 30 Minuten. Ein umfassender Complete Check ist in wenigen Stunden fertig. Früher hat eine externe Detektei dafür drei bis vier Wochen gebraucht. Für euren Recruiting-Prozess heißt das: Background Screening lässt sich problemlos zwischen Vertragsangebot und Unterschrift einbauen – ohne die Time-to-Hire zu verlängern.

Background Checks und DSGVO – was geht und was nicht

Der häufigste Einwand, den ich in Gesprächen höre: „Das geht doch datenschutzrechtlich gar nicht.“

Doch. Es geht. Man muss nur wissen, welchen Weg man wählt – und es gibt im Wesentlichen zwei.

Der erste Weg ist die Einwilligung des Bewerbers: transparent kommuniziert, klar dokumentiert, mit konkretem Hinweis darauf, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Wenn der Prozess offen gestaltet ist, funktioniert das in der Praxis gut – und hat den Vorteil, dass auf Basis einer klaren Zustimmung auch umfassendere Prüfungen möglich sind.

Der zweite Weg ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Kurzer Exkurs für die Rechtsaffinen unter euch: Seit dem EuGH-Urteil vom März 2023 (Rs. C-34/21) steht fest, dass die bisherige deutsche Generalklausel des § 26 Abs. 1 BDSG nicht den Anforderungen des Art. 88 DSGVO genügt – das BAG hat das im Mai 2025 bestätigt. In der Praxis bedeutet das: Arbeitgeber stützen sich für Background Checks jetzt direkt auf Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragsanbahnung) oder lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO. Die gute Nachricht: Inhaltlich ändert sich dadurch wenig – die Rechtsgrundlagen sind vergleichbar, nur klarer im Europarecht verortet.

Dieser Weg eignet sich besonders für Positionen mit klarem legitimem Geschäftsinteresse: Sicherheitsrollen, Finanzverantwortung, Zugang zu sensiblen Systemen.

In beiden Fällen gilt: Der Umfang des Checks muss zur Position passen. Eine Sachbearbeiter-Stelle rechtfertigt einen anderen Prüfumfang als ein CFO oder ein IT-Sicherheitsverantwortlicher. Und Bewerber müssen vorab informiert werden – darüber, was geprüft wird und warum.

Was nicht geht: Strafregisterabfragen ohne gesetzliche Ermächtigung (Art. 10 DSGVO), exzessive Datenerhebung, Checks ohne jede Information an den Bewerber.

IDA ist so gebaut, dass jeder Prozessschritt DSGVO-konform dokumentiert ist – für eure eigene Compliance-Abteilung, den Betriebsrat oder externe Prüfer.

MaRisk, DORA und Co.: Für regulierte Branchen kein Nice-to-have mehr

Banken, Versicherungen, Finanzdienstleister – wer unter MaRisk oder seit Januar 2025 unter DORA fällt, hat bei der Prüfung von Schlüsselpersonen ohnehin keine Wahl. Die Anforderungen an Fitness und Zuverlässigkeit sind gesetzlich verankert. Wer das ignoriert, riskiert BaFin-Prüfungen, Haftung im Ernstfall – und bei DORA-Verstößen Sanktionen bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes.

Was wir in der Praxis sehen: Gerade mittelständische Kanzleien, Private-Equity-Häuser und Regionalbanken beginnen, strukturierte Background-Screening-Prozesse einzuführen – nicht weil es eine theoretische Compliance-Anforderung ist, sondern weil ein, zwei konkrete Vorfälle gereicht haben, um den Business Case intern durchzusetzen.

Und wie reagieren Bewerber darauf?

Die Frage, die ich am häufigsten gestellt bekomme: Schreckt das Kandidaten nicht ab?

Kurze Antwort: Nein. Im Gegenteil.

Wenn Unternehmen Background Checks transparent kommunizieren – als Teil eines professionellen, fairen Prozesses, nicht als Misstrauensbekundung – erleben unsere Kunden eine neutrale bis positive Reaktion. Wer nichts zu verbergen hat, schätzt es sogar, wenn ein Arbeitgeber mit der gleichen Sorgfalt vorgeht, die er von seinen Mitarbeitern erwartet.

Denk es mal so: Wer im Bewerbungsprozess bei der Wahrheit bleibt, ist ohne Background Check oft der Dumme – weil Mitbewerber ungestraft übertreiben können. Ein Background Check ist keine Misstrauensbekundung. Er ist ein Akt der Fairness gegenüber den über 94 % der ehrlichen Kandidaten, die sich den Job redlich verdient haben.

Die Kandidaten, bei denen das Screening tatsächlich Falschangaben aufdeckt, scheiden im Prozess aus – bevor eine Einstellungsentscheidung getroffen wird. Das ist der Punkt. Und für eure Candidate Experience heißt das: Professionelle Screening-Prozesse signalisieren, dass ihr es ernst meint – mit dem Job und mit den Menschen, die ihn bekommen.

Was ich euch mitgeben will

Background Checks sind kein amerikanisches Konzept, das zu uns passt oder nicht. Sie sind eine Antwort auf ein universelles Problem: dass Menschen im Bewerbungsprozess manchmal schöner reden, als die Realität hergibt – und dass Unternehmen das Recht und die Verantwortung haben, das zu überprüfen.

Der Unterschied liegt im Wie. Systematisch statt sporadisch. DSGVO-konform statt rechtsblind. KI-gestützt statt zeitintensiv. Transparent gegenüber dem Bewerber statt heimlich.

Wenn ihr neugierig geworden seid: Auf indicium.ag könnt ihr IDA unverbindlich testen – inklusive drei vollständiger Checks, kostenfrei. Kein Sales-Call nötig, einfach ausprobieren. Die Ergebnisse sprechen meistens für sich.

Und wenn ihr Fragen habt, schreibt mir gern direkt auf LinkedIn – ich freu mich über den Austausch.