Wahrscheinlich kennt sie die eine oder der andere von Euch – die regelmäßige Untersuchung “Deutschlands beste Bewerbermanagement-Software” von Wolfgang Brickwedde, bei der er den Markt an ATS-Lösungen analysiert. Konkret basiert die aktuelle Erhebung auf dem Urteil von mehr als 1800 RecruiterInnen.

Insgesamt werden bei der Erhebung 25 Funktionen bewertet, woraus sich eine Art “Leistungs-Index” berechnet. Und parallel dazu wird die Zufriedenheit der RecruiterInnen mit den Systemen abgefragt – Wolfgang nennt es “Liebe”… ;-)

Da wir regelmäßig mit einer ganzen Reihe dieser Systeme zu tun haben, nämlich weil wir unsere Online-Assessments an die ATS anbinden, werden wir bei CYQUEST auch häufig gefragt, was wir “empfehlen” können. Nun, eine gewisse Ahnung von den Tools haben wir sicher schon, aber für eine detaillierte Bewertung sollte man doch auf die Spezialisten zurückgreifen.

Und genau das habe ich einmal getan. Konkret habe ich Lara Jagdmann von d.vinci einmal gebeten, uns in einem kleinen Gastbeitrag zu erläutern, was eigentlich gute Bewerbermanagement-Systeme ausmacht. Die Wahl war auch nicht ganz grundlos, denn wie man der folgenden Abbildung entnehmen kann, kommt d.vinci sowohl im Leistungs- als auch im Liebe-Index ziemlich gut weg und eignet sich dabei zudem noch für Unternehmen jeder Größenordnung… D.h. auch wenn die Anschaffung eines ATS natürlich immer eine individuell zu prüfende Angelegenheit ist, könnt Ihr die folgende Übersicht schon einmal sehr gut als Checkliste nutzen.

Darum, liebe Lara, deine Bühne. Was macht ein gutes ATS aus…?

>> Gastbeitrag, Lara Jagdmann:

Klar, der Weg neue Mitarbeitende zu finden, verläuft nicht immer gradlinig und es gehört weitaus mehr dazu als ein gelungenes Erstgespräch. Es gibt aber durchaus Schritte, die in jedem Fall stattfinden sollten und bei denen eine Software unterstützen kann.

Idealerweise berücksichtigt ein Bewerbermanagement-System den gesamten Bewerbungsprozess – von der Personalanforderung über das Kennenlernen bis hin zur Zu- oder Absage und zum Bewerbungspool. Personaler:innen sollten alle Aufgaben im Überblick behalten können, für die Bewerbenden selbst sollte der Prozess möglichst kurz sein und intuitiv funktionieren. Welche Aufgaben und Schritte in einem ATS verwaltet werden können und worauf man bei der Auswahl achten sollte, listen wir hier auf.

• Personalanforderungen sichtbar machen: Die Bewerbendenverwaltung beginnt schon bevor die Stelle ausgeschrieben ist und Bewerbungen im Posteingang landen – nämlich mit der Feststellung, dass neues Personal benötigt wird. Für Personaler:innen sollte der Personalbedarf des Unternehmens an einer Stelle zusammenlaufen – im Idealfall im Bewerbermanagementsystem, in dem alle Fachbereiche ihre Anforderungen digital per Formular übergeben können. Von dort können Stellenausschreibungen mit wenigen Klicks erstellt und direkt auf den gewünschten Jobplattformen veröffentlicht werden. Am einfachsten ist dies, wenn Vorlagen gepflegt und feste Corporate Identity Elemente hinterlegt werden können.

• Mit toller Candidate Experience überzeugen: Ein gutes ATS ist nur ein gutes ATS, wenn nicht nur die Recruiter:innen zufrieden sind, sondern vor allem die Bewerbenden. Dabei helfen das automatische Ausfüllen des Bewerbendenbogens durch das LinkedIn oder Xing-Profil (CV-Parsing), moderne Bewerbungsmöglichkeiten beispielsweise via WhatsApp und Erinnerungen an Fristen und To Dos für die Personalabteilungen – damit stehen die Bewerbenden jederzeit im Mittelpunkt und können nicht vergessen werden.
• Interne Zusammenarbeit fördern: Sowohl der Kontakt zu den Bewerbenden muss reibungslos funktionieren als auch der Kontakt zu allen Beteiligten im Unternehmen – bei einer Neueinstellung sind meist viele Parteien involviert. Diese sollten über das System an Aufgaben erinnert und zu Terminen eingeladen werden können, auch wenn diese keinen eigenen User haben.
• Klare Kommunikation als Wettbewerbsvorteil: Korrespondenzvorlagen und die Anbindung an ein gängiges Videokonferenzsystem helfen bei der Kommunikation und ermöglichen digitale Erstgespräche. Die Kalenderintegration, wie beispielsweise bei d.vinci, ermöglicht die Terminfindung in den Kalendern der Kolleg:innen und Bewerbende können per Buchungslink den Wunschtermin buchen.

• Individuelle Unternehmensstruktur abbilden: In einem ATS sollte einerseits die Unternehmensstruktur abbildbar sein (beispielsweise bei mehreren Filialen, Muttergesellschaften etc.) aber vor allem sollten Rollen und Rechte eingestellt werden können, damit jede:r Nutzer:in nur das sieht, was er/sie sehen soll.
• Kategorisieren und suchen: Um die besten Talente zu finden, braucht es eine gute Übersicht: Dabei können beispielsweise ABC-Ratings, Filterfunktionen und eine Volltextsuche helfen. Da alle Informationen über die Bewerbenden idealerweise in den einzelnen Akten gespeichert werden (selbstverständlich unter Einhaltung der DSGVO), hat man alle benötigten Infos immer zur Hand an einem Ort.
• Online-Tests: Möglichkeit zur sinnvollen Ergänzung des Recruiting-Prozesses durch die Anbindung an Online-Assessments, wie beispielsweise CYQUEST.

• Durch eine Sammelkorb-Funktion Klicks sparen: Einfach mehreren Personen gleichzeitig absagen und/oder diese in einen Bewerbungspool überführen.
• Möglichkeit zur Auswertung und Optimierung der eigenen Prozesse: Eine Bewerbermanagement-Software sollte immer die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen bereitstellen. Wer noch mehr möchte, sucht nach einem System mit Anbindung an ein BI-Tool um individuelle Auswertungen zu erstellen.
• Feedback einsammeln: Auch wenn ein neues Teammitglied gefunden ist, gibt es sicherlich Stellschrauben, an denen gedreht werden kann. Um diese kennenzulernen, sollte ein ATS die Möglichkeit bereitstellen, strukturiert Feedback einzusammeln – auch von Bewerbenden, die eine Absage erhalten haben.
• Über die eigentlichen Features hinaus, helfen Zertifizierungen und Auszeichnungen bei der Auswahl des passenden ATS. Eine ISO-Zertifizierung garantiert Datenschutz, gewisse Auszeichnungen stehen für Qualität und Kundenzufriedenheit. Hier sollte man sich allerdings nicht durch möglichst viele Siegel blenden lassen. Damit die Software stets up-to-date bleibt, sollte es ein Entwicklungsteam im Hintergrund geben, welches regelmäßig Updates einspielt.
• Ein ATS muss nicht alles können, aber zumindest Schnittstellen zu Partnern bereitstellen: Entscheidet man sich bewusst „nur“ für eine Bewerbermanagement-Software und nicht für ein Komplettsystem, ist es allerdings gut zu wissen, dass es die Möglichkeit zur Erweiterung des Systems gibt – durch die Anbindung an Partner und andere Tools.

Was passiert nach dem Bewerbungsprozess?

Ist das neue Teammitglied gefunden, sollte die gute Candidate Experience nicht aufhören. Für neue Mitarbeitende ist eine frühzeitige Bindung entscheidend: Beispielsweise durch ein digitales Mitarbeiterportal im Preboarding, in dem alle Informationen gebündelt bereitgestellt werden. Das Mitarbeiterportal kann auch als Austauschkanal für Dokumente und Updates genutzt werden. Dieses sorgt für eine frühe Integration, bereits vor dem ersten Arbeitstag und erzeugt deutlich mehr Bindung als gelegentliche E-Mail-Kommunikation.

Idealerweise wird der anschließende Onboarding-Prozess ebenfalls per Software begleitet – so können Aufgaben nicht vergessen werden und der positive Eindruck des Bewerbungsprozesses bleibt bei den neuen Teammitgliedern langfristig erhalten.