Kürzlich wurden auf der Zukunft Personal in Köln die Ergebnisse der ICR-Untersuchung „Deutschlands beste Bewerbermanagement-Software 2018/2019“ vorgestellt. Unter den ausgezeichneten Anbietern fanden sich eine ganze Reihe, mit denen wir in zahlreichen Projekten und für eine ganze Reihe an Kunden seit Jahren zusammenarbeiten (Beesite, ePunkt, d.vinci, Haufe umantis, concludis, PERBILITY, Workday, Peoplesoft usw.).

Denn eine Frage, die uns bei jedem Online Assessment begleitet, das wir für unsere Kunden entwickeln, lautet: Wie übermitteln wir die Testergebnisse der einzelnen KandidatInnen an die jeweiligen Recruiting Verantwortlichen? Oder anders formuliert: Wie können Bewerbermanagementsystem (BMS) und Online-Test bestmöglich miteinander verbunden werden?

In der Tat ist die Verbindung zwischen BMS und Test-/Auswahlverfahren nach wie vor einer der größten Kritikpunkte an den vorhandenen BMS-Lösungen, wie der ICR-Report aufzeigte.

Die BMS-Anbieter sind daher uE. gut beraten, dieses aus Recruitersicht offenkundig immer noch vorhandene Defizit zu beheben. Und wie wir aus langjähriger Erfahrung wissen ist das eigentlich auch gar nicht so schwer…

Die meisten unserer Kunden arbeiten mit einem Bewerbermanagementsystem (BMS). Am praktischsten ist ein direkter Import unserer Testergebnisse in dieses, sodass alle bewerberbezogenen Daten an einem Ort gesammelt werden. Dafür muss eine Schnittstelle zwischen dem jeweiligen BMS und unserem System geschaffen werden.

Da uns diese Frage bei jedem Projekt begleitet, haben wir diesen Prozess auf unserer Homepage beschrieben und tatsächlich vor knapp 9 Jahren schon einmal einen Blogartikel hierzu verfasst. An dem Prinzip, welches das nachfolgende Schaubild gut verständlich darstellt, hat sich seitdem auch nichts geändert:

Die maßgeblichen zwei Berührungspunkte zwischen BMS und Online-Assessment sind hierbei die Einladungsfunktionalität (hier geht es primär darum, einen verschiedene für die Testdurchführung relevante Informationen tragenden Einladungslink zu erzeugen und dem Testkandidaten zukommen zu lassen) und der Re-Import (z.B. per XML) der durch das Online-Assessment gemessenen Testergebnisse in das BMS bzw. deren Zuordnung zu den übrigen Bewerberdaten, die im BMS liegen.

Im Ergebnis führt eine solche Anbindung dazu, dass der Recruiter weiterhin nur mit einem führenden System (dem BMS) arbeiten muss und dort alle relevanten Bewerberinformationen – inklusive der testdiagnostischen Befunde – findet.

Im Idealfall kann das dann so aussehen, wie hier in der BMS-Lösung von TalentsConnect, wo der Recruiter alle Testergebnisse in sprechender Form und auf einen Blick verfügbar hat.

Für Kunden, die kein BMS nutzen – das sei der Vollständigkeit halber an dieser Stelle gesagt -, bieten wir mit unserem Testmanager eine webbasierte Lösung zur Verwaltung der Tests an. Aber das nur am Rande.

Anbindung von Online-Assessments an SAP SuccessFactors

SuccessFactors kam in der oben genannten ICR-Studie insgesamt nur so mittelprächtig weg. Gleichwohl macht der SuccessFactors-Vertrieb ganz offenkundig einen ziemlich guten Job. Denn wir arbeiten immer häufiger für Kunden, die SAP SuccessFactors als BMS nutzen. Folglich taucht immer häufiger die Frage auf, wie denn eine Verbindung zwischen SuccessFactors und einem (CYQUEST) Online-Assessment aussehen kann.

Nun, auch hier funktioniert die Anbindung im Prinzip ähnlich wie oben dargestellt, aber eben doch etwas anders.

Hier wird eine OData Schnittstelle genutzt. OData steht für „Open Data Protocol“ und ist ein ursprünglich mal von Microsoft entwickeltes HTTP-basiertes Protokoll für den Datenzugriff zwischen kompatiblen Softwaresystemen. Über diese Schnittstelle kommunizieren wir mit SuccessFactors, wenn wir ein Online-Assessment anbinden.

Diese Kommunikation ist vergleichbar mit einem Briefkasten, den wir in festgelegten Abständen „leeren“. In diesem „Briefkasten“ finden wir alle BewerberInnen, die in SuccessFactors einen gewissen Status tragen, z.B. den Status „To Be Tested“. Dieser Status kann sowohl manuell als auch automatisch nach bestimmten Kriterien in SuccessFactors vergeben werden. Für Bewerber, die in diesen Status geschoben werden, erzeugen wir einen Zugangslink (der dann u.a. den Job-Code, also die Information, auf welchen Beruf oder welche Stelle sich der Bewerber eigentlich beworben hat, enthält) und geben diesen über die OData-Schnittstelle wieder an SuccessFactors.

SuccessFactors verschickt daraufhin die Einladung zum Test per E-Mail an den Bewerber. Klickt der oder die BewerberIn auf den Link und loggt sich ein, wird die Gültigkeit des Zugangscodes getestet und bei positiver Prüfung der Test (und zwar der zum jeweiligen Job-Code passende) gestartet. Der Bewerbungsstatus in SuccessFactors ändert sich – wiederum getriggert über die OData-Schnittstelle – zu „Testing In Progress“.

Sobald der Test beendet wurde, werden die Ergebnisse des OACs in Echtzeit berechnet und anschließend über OData an SuccessFactors übermitelt. Der Status ändert sich zu „Testing Finished“. Die Ergebnisse werden sozusagen in den „Briefkasten“ geworfen und von SuccessFactors abgeholt.

Die Testergebnisse werden dort dann sowohl in Form einer Übersicht als auch in Form eines Detailreports dargestellt:

Nach Berücksichtigung der Ergebnisse des OACs können dann die jeweiligen weiteren Schritte im Bewerbungsprozess folgen, oft ist das ein Präsenz-AC oder Interviewrunden etc. Das hat dann aber nichts mehr mit dem Online-Assessment bzw. dessen Anbindung an das BMS zu tun, sondern findet nur noch auf Unternehmensseite bzw. innerhalb von SuccessFactors statt.

Hier noch einmal der Prozess in einem Schaubild zusammengefasst:

Sehr praktisch: CYQUEST verarbeitet an keiner Stelle dieses Prozesses personenbezogene Informationen der Bewerber. Diese sind pseudonym, d.h. die Zuordnung der Testergebnisse zu den übrigens Bewerberdaten kann nur innerhalb von SuccessFactors bzw. keim Unternehmen erfolgen. CYQUEST kann diesen Personenbezug nicht herstellen, faktisch sind die Daten für CYQUEST anonym. Die ganze Problematik der Auftragsdatenverarbeitung (Art. 28 DSGVO) wird zu einem sehr sehr überschaubaren Problemchen.

Wichtige Randbemerkung an dieser Stelle: Nein, das Online-Assessment trifft keine (schon gar nicht automatisierte) Entscheidung darüber, wie es mit dem jeweiligen Kandidaten weitergeht. Die im Rahmen des Tests gemessenen eignungsdiagnostischen Befunde stellen eine zusätzliche Informationsquelle, eine zusätzliche Beurteilungsdimension dar, die dem für die Selektion zuständigen Recruitingverantwortlichen hilft zu entscheiden, welche Kandidaten es in die letztlich entscheidenden „Mensch-Mensch-Auswahlschritte“ schaffen.

Man sieht: Auch eine Anbindung von Testverfahren an SuccessFactors ist möglich und letztlich kein Hexenwerk. Auf jeden Fall sollte das verwendete BMS keine Ausrede dafür sein, dass man „deswegen“ keine Tests einsetzen könne…