Es heißt ja immer, durch die Einführung von Online-Assessments können nachweislich die Kosten für die Personalauswahl gesenkt werden. Doch stimmt das wirklich?

Wir werden immer wieder einmal danach gefragt, wie man die Einsparmöglichkeiten, die sich durch den Einsatz von Online-Tests im Rahmen der Personalauswahl beziffern kann. Wir möchten euch mit dem folgenden Beispiel-Case einmal aufzeigen, wie schnell sich die anfänglichen Investitions- plus laufenden Kosten für das Online-Assessment amortisieren, indem zum Beispiel bei Fahrtkosten und Kosten für Auswahltage gespart werden können. Der Case basiert dabei übrigens auf Zahlen aus einem realen Kundenprojekt.

Business Case: Was sparen Online-Assessments?

Man stelle sich ein Unternehmen vor, welches knapp 40 zu besetzende Stellen hat. Davon sind 16 Trainee-Stellen, 16 Stellen für Auszubildende und 8 Stellen für Duale Studenten.

Für die Trainee-Stellen gehen pro Jahr ca. 4.000 Bewerbungen ein:

• Vorselektion anhand biografischer Daten
• 150 Bewerber werden davon telefonisch durch einen externen Dienstleister interviewt
• 80 Bewerber werden davon für Präsenz-ACs selektiert
• daraus resultieren 10 Präsenz-ACs à 8 Teilnehmern

Das heißt es fallen externe Kosten für die telefonischen Interviews, Präsenz-ACs und Reisekosten an.

Auf die Stellen für Auszubildende und Dualstudierende bewerben sich ca. 800 Personen:

• Vorselektion anhand biografischer Daten
• 400 Bewerber davon durchlaufen einen Intelligenztest (Pen&Paper) vor Ort
• nachgelagert strukturierte Interviews vor Ort mit einem anhand der Testergebnisse vorselektierten Teil der Kandidaten (ca. 100)

Hierbei fallen externe Kosten in Form von Lizenzgebühren für die Papiertests, Reisekosten für die Testung vor Ort sowie die nachgelagerten Interviews an.

Zusammengefasst ergeben sich für diesen Auswahlprozess jährliche Fremdkosten in Höhe von 124.000 €.

Wir wirkt sich nun die Einführung eines Online-Assessments auf diese externen Kosten in Höhe von 124.000 € aus?

Die Kosten die beim Aufsetzen des Online-Assessments entstehen, belaufen sich auf 30.000 €. Abläufe, die hierzu beitragen, sind u.a. die Anforderungsanalyse, die individuelle Testzusammenstellung, eine unternehmensindividuelle Gestaltung des Online-Assessment sowie Testing des Tools, Bugfixing und Projektmanagement. Neben diesen einmaligen Projektkosten kommen noch laufende Kosten hinzu für Lizenz, Support und Hosting, die den laufenden Betrieb des Online-Assessments regeln. Diese betragen im hier vorliegenden Fall (Testmenge, Testzusammenstellung) 1.200 € pro Monat. Im ersten Jahr fallen somit 44.400 € an (30.000 € plus 14.400 €). Das klingt natürlich erst einmal nicht wenig.

Vor allem weil noch Kosten hinzukommen für die Durchführung des Präsenz- ACs und entsprechende Reisekosten. Betrachtet man dann jedoch die Folgejahre, in denen dann nur noch die fortlaufenden Kosten (14.400 € p.a.) anfallen, sieht man den Unterschied deutlich.

Für die Trainee-Auswahl ergeben sich die folgenden Effekte:

Vor Einführung eines Online-Assessments werden vermutlich einige geeignete Bewerber fälschlicherweise nach der biografischen Vorselektion abgelehnt. Das liegt daran, dass man hier verhältnismäßig selektiv agiert, weil der nachfolgende Prozessschritt des Telefoninterviews relativ teuer und zeitaufwendig ist. Mit anderen Worten: Man versucht die Zahl der verbleibenden Kandidaten möglichst stark zu reduzieren, weil jeder zusätzliche verbleibende Kandidat substantielle Grenzkosten verursacht. Dadurch ist die Gefahr einer sog. Falsch-Negativ-Selektion relativ groß. Das Online-Assessment hingegen hat sehr niedrige Grenzkosten, d.h. man muss bei der ersten Selektion nicht mehr so stark selektiv agieren, kann mehr Personen testen und reduziert damit die Gefahr der Falsch-Negativ-Selektion.

Durch die bessere Vorselektion mittels Online- ACs kann also auch die Effizienz der abschließenden Präsenz- ACs im Falle der Trainees deutlich steigern. Hieraus ergeben sich weitere Einsparungsmöglichkeiten durch die geringere Anzahl von notwendigen Assessment-Center-Tagen. Das geht so weit, dass zur Besetzung der 16 Stellen nur noch 5 ACs benötigt werden. Bei geschätzten Kosten pro Präsenz-AC von 2.000 € ergibt sich dementsprechend ein Einsparungspotential von 10.000 €. Zusätzlich entfallen für 40 Kandidatinnen und Kandidaten die Reisekosten von insg. 12.000 €.

Durch die Vorselektion mit Hilfe von Online-Assessments kann außerdem die Anzahl der notwendigen Telefoninterviews etwa halbiert werden. Da das Unternehmen nur noch 40 Kandidaten ins Präsenz-AC nehmen muss, müssen bei gleichen Selektionsquoten auch nur noch ca. 75 Telefoninterviews geführt, hierdurch ergeben sich Einsparungen von weiteren 12.000 €.

Die freigewordenen Ressourcen im HR-Bereich können sogar dazu führen – wie im vorliegenden Fall passiert -, dass die noch ca. 75 notwendigen Interviews wieder inhouse durchgeführt werden können – Einsparungspotential: weitere 12.000 €.

Betrachtet man die Azubi- & Dualstudierenden-Auswahl ergibt sich folgendes Bild:

Durch die Einführung des Online-Assessments entfallen die Testungen vor Ort und natürlich die damit einhergehenden Lizenzkosten in Höhe von 6.000 €. Hinzu kommen gesparte Reisekosten in Höhe von 40.000 €! Die Bewerber absolvieren das Online-Assessment schließlich zu Hause. Zusätzlich ergibt sich eine höhere Akzeptanz des Testverfahrens und ein Personalmarketing-Effekt durch einen unternehmensspezifisch angepassten Test. Lediglich die Reisekosten für nachgelagerte Interviews bleiben in ungefähr gleicher Höhe bestehen.

Man sieht also, dass sich bereits im ersten Jahr insgesamt eine beachtliche Kostenreduktion ergibt. In den Folgejahren ist diese sogar noch größer, weil dann nur noch die laufenden Kosten für das Online-Assessment anfallen.

Der Einsatz eines Online-Assessments kann also tatsächlich einiges an Kosten sparen, ohne dabei zu Lasten der Candidate Experience zu gehen, wie verschiedene wissenschaftliche Untersuchungen bestätigt haben (im Gegenteil…).

Natürlich variieren die Zahlen von Unternehmen zu Unternehmen, weil am Ende doch jeder Rekrutierungsprozess anders ist, aber die Tendenz ist deutlich erkennbar. Vergleichbare Cases ließen sich prinzipiell für jeden Anwendungsfall rechnen.

Also: Worauf warten Sie noch? ;-)