Das Thema Kennziffern – oder Neudeutsch “KPI” für Key Performance Indicator – ist im Recruiting die letzten Jahre deutlich wichtiger geworden. Das ist auch gut so, weil es aufzeigt, dass auch die Personalgewinnung langsam dabei ist, sich von den Prinzipien “Post & Pray”, “Hoffnung” und “Blindflug” zu lösen.

Auch schafft die zunehmende Digitalisierung natürlich sehr viele Daten, aus denen sich dann Kennzahlen ableiten lassen. Mehr Daten als früher und Daten, die gleich in digitaler Form vorliegen und nicht in Akten oder auf Papier. Corona hat hier sicherlich nochmal einen enormen Schub gegeben, weil dadurch viele Unternehmen Digitalisierungsschritte im Zeitraffer vorgenommen haben.

Schließlich macht der immer spürbarere Fachkräftemangel oder Wettbewerb um die knappen Arbeitskräfte ein gezieltes Agieren immer wichtiger.

Es ist also kein Wunder, dass “Recruiting Analytics” viel weiter oben auf der Agenda stehen als früher.

Die Personalwirtschaft hat das ganze daher auch kürzlich erst in der Ausgabe 07/21 zu einem Titelthema gemacht. Konkret wurden hierfür gut 40 RecruitingexpertInnen aus Unternehmen, Beratung und Wissenschaft um ihre Einschätzung gebeten, wo das Thema aktuell steht und welche konkreten KPIs denn wie wichtig sind. Diese Einschätzungen wurden hierbei denjenigen gegenübergestellt, die eine ähnliche Erhebung der Personalwirtschaft 2017 ergeben hat.

Ganzheitliche Betrachtung

Ein zentraler Befund: Während es 2017 noch in erster Linie darum ging zu betonen, dass überhaupt Daten generiert werden müssen, drehten sich die Aussagen 2021 erheblich stärker um die Strukturierung der inzwischen vermehrt vorhandenen Daten sowie darum, die Daten und deren Zusammenhänge zu verstehen. Auch scheint es mittlerweile nicht mehr um isolierte Betrachtungen zu gehen, sondern man scheint vermehrt dem Gedanken Rechnung zu tragen, dass Daten ganzheitlich betrachtet werden müssen, weil diese miteinander zusammenhängen.

Welche KPIs sind die wichtigsten?

Eine besonders spannende Frage ist natürlich immer diejenige, welche KPIs denn nun wie wichtig sind. Zu folgenden Einschätzungen kamen die befragten Experten hierbei:

Diese Zahlen sind aufgrund der qualitativen Befragungsmethode natürlich nicht repräsentativ, erlauben aber dennoch interessante Einblicke, insbesondere weil man Veränderungen zwischen 2017 und 2021 sehen kann.

Man liest hierbei nämlich z.B. recht deutlich die zunehmend sichtbaren Folgen des Fachkräftemangels heraus:

So ist z.B. die Candidate Satisfaction in der Bedeutung gestiegen, d.h. es spielt heute eine größere Rolle, dass auch der zu angelnde Fisch mit der Art und Weise des Angelns zufrieden ist.

Noch deutlicher wird es bei der Betrachtung der Cost-of-Vacancy. Was es das Unternehmen kostet, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt, steht offenkundig viel mehr im Fokus als früher. Man fragt sich zwar, was denn sonst Inhalt des HR Business Partner Konzepts (und das ist ja keine Erfindung der letzten vier Jahre) gewesen sein soll, wenn damit nicht genau solche Betrachtungen gemeint waren. Aber gut.

Lauter Bäume, aber kein Wald?

Aber mich überrascht bei dieser Betrachtung schon, dass offenbar mittlerweile viel im Detail gemessen wird (Cost-per-Hire, Channel Effectiveness etc.), aber sich zunehmend der Verdacht aufdrängt, dass man den Wald vor lauter Bäumen aus dem Blick verliert.

Wie kann es beispielsweise sein – um nur ein Beispiel rauszupicken -, dass die Cost-of-Vacancy in der Bedeutung zunimmt, während die Time-to-Fill weniger wichtig geworden sein soll. Kostet Zeit etwa kein Geld? Nach der einleitend so beschworenen “Ganzheitlichkeit” sieht das für mich nicht aus.

Letztlich steht doch eine Kennzahl über allen…

Die eine “letztlich” in den allermeisten Fällen entscheidende Kennziffer taucht in diesem Ranking nur auf Platz 6 auf und das auch noch mit offenbar leicht rückläufiger Tendenz:

Die Quality-of-Hire.

Diese ist meines Erachtens aber die wichtigste Kennziffer der Personalgewinnung überhaupt, weil sie doch das Endziel, der “Reason Why”, die Daseinsberechtigung überhaupt für diese Disziplin ist. Denn:

Was bringt ein zufriedener Kandidat, der aber im Job versagt?

Was bringt eine schnelle Einstellung von jemandem, der schnell wieder geht?

Was bringt es, jemanden für wenig Geld “gewonnen” zu haben, der eine schlechte Leistung bringt und / oder nicht passt?

Ohne die Qualität der Auswahlentscheidung ist alles andere im Prinzip brotlos. Die Quality-of-Hire ist nicht alles, aber ohne sie ist alles andere nichts.

Isoliert auf einzelne Kennziffern zu schauen, verstellt den Blick auf das eigentliche Ziel.

Nicht KPIs, sondern ein KPI-System, hierarchisch und interdependent

Meines Erachtens muss es daher zwingend ein hierarchisches KPI-System geben mit der Quality-of-Hire an der Spitze. Andere recruitingrelevante KPI hängen dann entweder direkt von der Quality-of-Hire ab (z.B. die Frühfluktuation) oder zahlen mehr oder weniger gut auf die Quality-of-Hire ein.

Daher muss dieses hierarchisch gegliederte KPI-System auch etwaige Querbezüge und Interdependenzen und Kausalitäten abbilden. Ein paar Beispiele:

Time-to-Interview beeinflusst Candidate-Satisfaction.

Candidate-Satisfaction dürfte direkt mit Offer-Acceptance zusammenhängen.

Die Candidate-Conversion-Rate kann man letztlich nur abschließend berechnen, wenn es zu einer Offer-Acceptance gekommen ist.

Die Arbeitgebermarke / Employer Brand beeinflusst direkt die Application-Rate und somit die Offer-Acceptance-Rate. Und schlussletztlich beeinflussen die Marke bzw. die “Klarheit der Erwartungen” an diese Marke auch die Quality-of-Hire (Stichwort “Selbstselektion“).

Usw. Usf.

Man könnte diese Auflistung unendlich fortsetzen.

Nun, die Erstellung eines solchen KPI-Systems ist komplex, keine Frage. Ich kann mir auch weder ein für alle Unternehmen allgemeingültiges System vorstellen noch glaube ich, dass ein solches Modell eine “exakte Wissenschaft” sein kann. Die Zusammenhänge unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Stelle zu Stelle. Zudem ist das Umfeld ja quasi unkontrollierbar dynamisch.

Insofern wäre ein KPI-System immer nur eine Momentaufnahme mit heuristischem Charakter. Soviel Demut muss man haben.

Gleichwohl: Gerade weil das Thema so schnell hochkomplex werden kann, ist es so wichtig, den Blick auf das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren.

Und das Wesentliche in der Personalgewinnung ist und bleibt die Quality-of-Hire. Alles andere ist Hilfsmittel auf dem Weg dahin, Nebenbedingung oder automatische Folge davon.

Let´s keep that in mind.