An sie werden höchste Anforderungen von verschiedensten Seiten gestellt: Sie sollen nicht nur IT-Abteilungen, Fachvorgesetzten und Recruitern gerecht werden, sondern auch unter den Argusaugen von Betriebsräten und Bewerbern bestehen. Gleichzeitig müssen sie sich diversen sprachlichen und kulturellen Herausforderungen stellen (Stichwort: Internationalität!) und belastbare Zahlen für das Personalmarketing liefern. Außerdem ist ihre Mobilität hinsichtlich Tablets und Smartphones gefragt (hier optimal: sog. „One-Click-Bewerbungen“) und auch Soziale Kanäle wie u. a. Xing, Facebook und Linkedin wollen bedient werden. Um die Wunschliste zu vervollständigen sollte ihr „Mutterschiff“ der Datensicherung in Deutschland ansässig sein (NSA Skandal lässt grüßen) und sie ganz nebenbei noch „Smart“ und gegebenenfalls mit perfekt eingebundenen Online-Assessments den zukünftigen Erfolg von Bewerbern vorhersagen – und das noch vor dem ersten Interview!

Doch wer muss diese Löwenaufgabe bewältigen oder dieses Mal die eierlegende Wollmilchsau spielen?

Die Rede ist von E-Recruiting-Lösungen bzw. Bewerber-Management-Systemen (kurz BMS)!

Bedenkt man, dass viele – insbesondere große – Unternehmen seit Jahren auf BMS setzen, so geben neueste Studienergebnisse aus dem ICR E-Recruiting Software Report 2015 von Wolfgang Brickwedde einen tieferen Einblick, die dem heile-Welt-Bild des E-Recruitings zuweilen einen Riss verpassen, oder zumindest einige Fragen aufwerfen:

Laut diesem Report beurteilt nicht einmal jedes vierte Unternehmen sein eigenes elektronisches Bewerbermanagementsystem mit „sehr gut“. Mehr noch, rund 30% bewerten die Leistung ihr vorhandenen E-Recruiting Systems gar mit „schlecht“ oder „sehr schlecht“!

Doch woher kommt diese Unzufriedenheit?

Werfen wir dafür einen genaueren Blick in den Report: Hier zeigt sich, dass besonders häufig die von Recruitern als wichtig eingestufte Funktionen hinter den eigentlichen Erwartungen zurückbleiben. Während nur 4 von 19 Funktionen durchschnittlich mit der Ausprägung „zufrieden“ bewertet werden, liegen tatsächlich 15 Funktionen unter dieser Zufriedenheitsschwelle.

Laut dem ICR Report lassen sich anhand der entstehenden Differenz zwischen der eingeschätzten Wichtigkeit und der durchschnittlichen Zufriedenheit die Top 3 Funktionen mit dem größten Enttäuschungspotenzial (= Wichtigkeit – Zufriedenheit) identifizieren:

1. Nutzerfreundlichkeit für Recruiter – 46,7% Enttäuschungsfaktor
2. Kommunikation mit den Bewerbern – 38,7% Enttäuschungsfaktor
3. Durchsuchung des Bewerberpools – 35,1% Enttäuschungsfaktor

Und wenn bereits Recruiter ein solch negatives Bild von ihrem eigenen System haben, was müssen dann die Bewerber vom BMS halten? Schlimmstenfalls gehen hier negative „Candidate Experience“ und frustrierte „Recruiter Experience“ Hand in Hand, sodass die Lust auf den Bewerbungsprozess gleich ganz flöten geht. Dass sich Unternehmen hier sowohl im Kampf um die besten Talente als auch im Hinblick auf das Image ihrer Arbeitgeber- UND Unternehmensmarke keinen Gefallen tun, ist auch keine Überraschung.

Und: auch andere Arbeitgeber schlafen nicht und tun alles, um Bewerber von SICH zu überzeugen – hier kann ein Super-BMS ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein (wenn es das denn gäbe…).

Fragt sich nun: Was ist zu tun?

Zur Beantwortung dieser Frage scheint zunächst ein Blick auf den Ist-Zustand sinnvoll:

Während große Unternehmen fast zu 100% auf BMS setzen, hat nur etwa jedes zweite kleinere Unternehmen eine entsprechende Bewerbermanagement-Lösung parat. Laut ICR Report nutzen ca. 66% der befragten Unternehmen eine Software für ihr Bewerbermanagement; demgegnüber verfügen fast 34% über gar keine E-Recruiting Software. Gerade für Firmen ohne BMS lohnt sich ein Blick auf die bisher eingesetzten Systeme, da die Mitarbeiter in diesen Unternehmen vollkommen unzufrieden mit ihren Recruiting-Prozessen (im Sinne einer fehlenden Software) sind.

Bislang insgesamt am meisten für das Bewerbermanagement genutzt ist das SAP E-Recruiting, gefolgt von Excel-Blättern oder Access-Datenbanken, sowie Eigenentwicklungen der Unternehmen. Betrachtet man ausschließlich die kommerzielle Nutzung von Softwarelösungen, so führt SAP E-Recruiting das Feld an. Mit (leichtem) Abstand folgen Anbieter wie d.vinci, REXX und Taleo. Hört man sich bei den befragten Unternehmen des ICR Reports um, so ergeben sich die zufriedensten Nutzer (im Bezug auf die am häufigsten genutzten BMS-Varianten) jedoch bei Concludis, gefolgt von Umantis und EasyCruit, noch vor d.vinci und REXX. Weder SAP noch Taleo schaffen es unter die Top 5 und konnten so ihre Nutzer (bislang) scheinbar nicht von sich überzeugen.

Jetzt wäre geklärt, was es bereits gibt und wer am meisten überzeugt, doch was tun bei Unzufriedenheit?

Mit der Auflistung zuvor soll nicht impliziert werden, dass man bei Unzufriedenheit sofort wechseln und nun den oben genannten Spitzenreitern „die Bude einrennen“ soll. Es sei denn es sprechen erhebliche Schwierigkeiten und ernsthafte Beweggründe für einen solchen Wechsel. Vielmehr sollte man das Bewusstsein über die eigene Unzufriedenheit nutzen, und diese nicht als unveränderlichen Zustand betrachten. Wenn Nutzer nur meckern und jammern und sich ausschließlich als „Opfer“ des nicht-funktionierenden BMS sehen, ist letztendlich niemandem geholfen. Eine Bereitschaft, diese Enttäuschung als Anstoß zu nehmen um (proaktiv) Verbesserungsvorschläge gegenüber dem Anbieter vorzubringen, muss her! Hier aber nicht falsch verstehen: Dieses Szenario entspricht natürlich keiner Einbahnstraße! Anbieter sollten den Report wiederum als Ansporn oder als Warnsignal verstehen, ihre Systeme kontinuierlich zu verbessern. Sie sollten dies außerdem zum Anlass nehmen, mittels regelmäßiger Feedbackschleifen ihre Nutzer zu Wort kommen zu lassen und ihre Systeme anschließend auch tatsächlich anzupassen. Aber auch hier gilt letztlich: Man kann es eben nicht jedem Recht machen!

Was ist die beste Lösung und für wen?

Wie bereits angemerkt, scheint das Nichtvorhandensein von Bewerbermanagementsystemen auch keine Lösung zu sein, wenn hier die Unzufriedenheit mit den Recruitingprozessen sogar am höchsten ist. Doch wie findet man die beste Lösung für sein Unternehmen? Hier bietet der ICR E-Recruiting Software Report 2015 mit seiner Benchmarking-Übersicht eine gute Orientierungshilfe. Aufgeschlüsselt finden sich dort die Zufriedenheitsbewertungen von über 300 Kunden anhand von 19 Funktionen, sodass Stärken und Schwächen der jeweiligen Anbieter und ihrer Mitstreiter auf einen Blick deutlich werden.

Darüber hinaus finden sich im 60-seitigen Report auch detaillierte Ergebnisse zum Abschneiden einzelner E-Recruiting Systeme im Vergleich zur Konkurrenz und dem Testsieger, ein Ranking der Besten plus Einzelrankings in den Kategorien nach Unternehmensgrößen.

Übrigens: Man kann zusätzlich sogar einen unternehmensindividuellen Report erhalten, auf dessen Basis man beispielsweise seine Top 3 Anbieter ausgegeben bekommt.

Stellen sich dann diese Anbieter im Unternehmen vor, sollte man sich nicht von hübschen Folien und hochtrabenden Worten blenden lassen. Besser man überlegt vorab (!) ganz genau, was das eigene Unternehmen und die Kollegen im Recruiting wirklich brauchen, gern kritisch sein – die Mitarbeiter und Bewerber werden es einem später danken.

Man stelle sich die Fragen:

1.) Würde ICH mich mit diesem Tool gerne bewerben (Candidate Experience)? Und

2.) Würde ICH mit diesem System gerne arbeiten (Recruiter Experience)?

Können beide Fragen eindeutig mit „Ja“ beantwortet, ist alles gut. Man hat sein System gefunden! Falls „Nein“, dann geht die Suche weiter – gerne mit Hilfe des ICR Reports und wenn nötig auch gegen den Widerstand der IT-Abteilung… Die möchte nämlich oft gern die Lösung des Anbieters, der auch ansonsten die Unternehmens-IT-Landschaft ausstattet, aber die IT muss am Ende ja auch nicht mit dem System arbeiten (oder dieses “ertragen”, je nachdem wie man es sehen will…).

Wer nun neugierig geworden ist, und sich den Bericht selbst zur Hand nehmen möchte, kann diesen über die Seite Deutschlands Beste Bewerbermanagement Software 2015 bestellen. Und wer dabei unter Aktionscode Cyquest10 eingibt, der spart satte 10% auf den Kaufpreis…!

Fazit

Fasst man noch einmal zusammen, so stellt man fest: Die Erwartungen aller BMS-Beteiligten sind hoch – genauso wie deren Enttäuschung. Besonders die Nutzerfreundlichkeit für Recruiter, die Kommunikation mit den Bewerbern und die Durchsuchung des Bewerberpools bergen großes Enttäuschungspotenzial. Der Markt bietet verschiedenste Lösung, wobei nicht immer die größten Anbieter die zufriedensten Kunden vorweisen können. Gar kein Bewerbermanagementsystem zu nutzen, erscheint jedoch als schlechteste Alternative – zumindest wenn man nach der Zufriedenheit der Nutzer geht. Für diese Unternehmen, Interessierte oder Firmen mit ernsthaften Wechselgedanken bietet sich der ICR Report mit seiner Benchmarking-Übersicht besonders als Orientierungshilfe an. Für unzufriedene Nutzer von E-Recruiting Lösungen gilt es hingegen vielmehr, sich mit der eigenen Unzufriedenheit auseinanderzusetzen und Verbesserungen durch Rückmeldung an die Anbieter anzustoßen.