Rekrutierung über formularbasierte Bewerbungssysteme – ein Gastbeitrag von Doris Brenner

Das erste Mal in Kontakt mit Doris Brenner kam ich 2005 als ich zufällig über eine Erwähnung von CYQUEST in ihrem Buch „Assessment Center“ stolperte. Sie ist freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personalentwicklung und Karriereberatung sowie Autorin zahlreicher Publikationen zu den Themen Bewerbung, Testverfahren, Assessment-Center, Berufsplanung und Arbeitstechniken mit einer Gesamtauflage von bislang über 600.000 Exemplaren. Auch veröffentlicht sie regelmäßige Artikel für die „Beruf und Chance“ Seite der Frankfurter Allgemeinen Zeitung sowie im HR-Magazin von monster.

Im Zusammenhang mit der Fachtagung „Recruiting2013“, die wir am 19. September in Hamburg veranstalten, kamen wir nun wieder ins Gespräch, wobei die Idee für diesen Gastbeitrag aufkam. Sie nimmt sich dabei das Thema „formularbasierte Bewerbungssysteme“ bzw. Bewerbermanagement-Systeme vor und erläutert deren Fürs und Widers. Das passt zum einen sehr gut zu einem der Schwerpunktthemen der Tagung – so wird ja beispielsweise Christian Heinen, Head of HR Management bei Nordex explizit auf professionelles Bewerbermanagement und den Wandel von der Papier- zur elektronischen Bewerbung eingehen – zum anderen unterstreicht Doris Brenner einen Aspekt sehr deutlich, der auch bei unseren Online-Assessments immer eine große Rolle spielt: „Vom Nutzer denken, nicht vom System…!“ Aber ich will dem Gastbeitrag natürlich nicht allzusehr vorgreifen, also liebe Frau Brenner, Ihre Bühne…

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Bewerberportale sind im Trend – fast jedes Unternehmen versucht auf seiner Webpage alle Bewerbungsaktivitäten zu bündeln und damit einen standardisierten Prozess zu erzielen. Oft heißt es: „Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Bewerberportal“.

Sicherlich spricht vieles für Bewerberportale. Wenn Bewerber auf vorgegebenen Masken ihre Daten eingeben, spart das im Unternehmen Ressourcen und damit Kosten. Dies gilt besonders dann, wenn mit einer großen Zahl an Bewerbungen zu rechnen ist und damit Masse bewältigt werden muss. Wir können als firmenseitiger Nutzer ganz gezielt die gewünschten Informationen abfragen und verfügen mit der Bewerberdatenbank über einen Pool an Kandidaten, auf den der HR-Bereich wie auch die Fachabteilungen datenbankgestützt zeitlich zugreifen können. Das bietet auch die Chance, den Rekrutierungsprozess deutlich zu beschleunigen.

Kostensparend und zielgenau

Mittels Key-Wörter lassen sich Kandidatenprofile gezielt suchen und vorselektieren und auch das gesamte Bewerbermanagement von der Eingangsbestätigung bis zur Einladung zum Gespräch quasi auf Knopfdruck steuern. Das klingt doch eigentlich perfekt. Zumindest die Controller machen uns das glauben, schließlich lässt sich so der Key Performance Indikator (KPI) „Kosten pro Bewerbung“ deutlich verbessern.

Bewerber sind oft unzufrieden

Doch wie so oft im Leben hat auch diese Entwicklung ihren Preis. Fragt man Bewerber  – und diese sind schließlich die Kunden im System-, so fällt das Urteil über die standardisierten Bewerberplattformen der Unternehmen deutlich schlechter aus. Kompliziert, benutzerunfreundlich und aufwendig sind Begriffe, die dabei häufig fallen. Es wird bemängelt, dass oftmals während der Eingabe der Daten, das System abstürzt und man wieder von vorne beginnen muss. Ein besonderer Kritikpunkt liegt in der Tatsache, dass Bewerber häufig ihre kompletten Daten des Lebenslaufs einzeln eingeben müssen und keine Möglichkeit besteht, diesen einfach hoch zu laden.

Individualität nicht gefragt

Bewerberportale bieten aufgrund der Standardisierung oft wenig Freiraum für Individualität. Es bleibt wenig Raum für die persönliche Gestaltung der Bewerbung, die durchaus einen Aussagegehalt im Rahmen der Vorselektion haben kann. Gerade in kreativen Berufsfeldern kann dies ein entscheidendes Kriterium sein, das verloren geht. Häufig sehen Bewerber in den Standardformularen keine Möglichkeit ihre spezifischen Qualifikationen richtig unterzubringen, weil entsprechende Eingabefelder fehlen. Insbesondere ausländische Bewerber tun sich hier oftmals schwer ihren Werdegang und die damit verbundenen Qualifikationen einzugeben, da das System diese nicht vorsieht.

Auf Kundenfreundlichkeit achten

Im Zuge der immer stärkeren Prozessorientierung und des Kostendrucks gilt es auch im Bewerbermanagement entsprechende Potenziale zu nutzen und Skaleneffekte zu erzielen. Es ist allerdings wichtig darauf zu achten, dass das System dem eigentlichen Zweck nicht zuwiderläuft und kontraproduktiv wird.

High-Potentials meiden Bewerberportale

Oberstes Rekrutierungsziel ist es, gute Bewerber für das Unternehmen zu gewinnen. Dies bedeutet, dass diese Zielgruppe sich auch angesprochen fühlen muss und eine Bewerbung platziert. Es zeigt sich jedoch, dass gerade überdurchschnittliche Bewerber nicht bereit sind, sich über benutzerunfreundliche und zeitaufwendig zu bearbeitende Bewerbungsmasken einem Unternehmen als Kandidaten zu präsentieren.

Arbeitsaufwand für Kandidaten minimieren

In einem bewerberfreundlichen Arbeitsmarkt, der derzeit eine Vielzahl an Stellenangeboten bietet, werden Unternehmen das Nachsehen haben, deren Rekrutierungsprozess beim Nutzer nur Ärger verursacht. Der Köder muss eben dem Fisch schmecken und nicht dem Angler. Ein wichtiger Aspekt dabei ist beispielsweise der Einsatz von intelligenten Systemen. Diese ermöglichen es dem Bewerber seinen kompletten Lebenslauf hoch zu laden, bevor die Daten werden dann in entsprechende Datenbankstrukturen des Unternehmens überführt werden.

Freiräume gewähren

Bewerber sollten über freie Textformate die Möglichkeit bekommen,  zusätzliche Informationen einstellen zu können. Dies ist besonders dann wichtig, wenn neben Mainstream-Kandidaten auch interessante Quereinsteiger gewonnen werden sollen, die sich ansonsten mit ihren individuellen Profilen und Vorzügen nicht sichtbar machen können. So gelingt es neben dem Datensatz auch noch ein persönliches Bewerberprofil erkennen zu können.

Unterschiedliche Portale für unterschiedliche Zielgruppen

Wer allen Bewerber-Zielgruppen die gleichen Bewerbungsmasken vorgibt, kann die spezifischen Besonderheiten kaum abdecken. Das Profil eines Berufsstarters unterscheidet sich doch deutlich von dem eines Professionals. So berichtete ein Student, der sich auf ein Praktikum bewerben wollte, wie das System seine Bewerbung nicht annahm, weil er im Pflichtfeld „bisheriges Jahreseinkommen inkl. Sonderzahlungen“ keine Angaben machen konnte.

Alternative Bewerbungswege zulassen

Auch wenn es aus Unternehmenssicht wünschenswert ist, alle Bewerbungen über ein Bewerberportal elektronisch zu erhalten, sollte doch zumindest die Möglichkeit bestehen auch über andere Wege eine Bewerbung platzieren zu können. Wer hier schriftliche Bewerbungen oder E-Mail-Bewerbungen mit dem Vermerk: „Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Bewerberportal“ abweist, wie es teilweise in der Praxis derzeit erfolgt, riskiert im Wettbewerb um gute Kandidaten mittelfristig das Nachsehen zu haben. Dies gilt ganz besonders für die Zielgruppe der qualifizierten gehobenen Fach- und Führungskräfte mittleren Alters, die eine deutlich geringere Affinität gegenüber Online-Portalen zeigen als die Generationen x und y, der 20- bis 40jährigen.

Die Balance finden

Es ist also noch viel zu tun, um eine optimale Balance zwischen Kostenbewusstsein und individueller Bewerberfreundlichkeit zu finden. Dabei spielt die Frage, wer Kandidaten persönlich anspricht und sich an deren Bewerbungspräferenzen orientiert eine wichtige Rolle. Am Ende zählt der Erfolg – und den haben Unternehmen, welche die besten Kandidaten für sich gewinnen können, ob über Bewerberportal oder andere Wege.

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Jo Diercks

Geschäftsführer bei CYQUEST GmbH
Ich bin Gründer und Geschäftsführer der CYQUEST GmbH und der Mi4 GmbH. CYQUEST beschäftigt sich mit dem Thema Recrutainment, also dem Einsatz spielerisch-simulativer Methoden im Online-Assessment, Employer Branding und Recruiting. Im Recrutainment Blog berichte ich regelmäßig hierüber. Mi4 ist als Unternehmensberatung auf Themen des Online-Marketings und eCommerce spezialisiert.

2 Gedanken zu „Rekrutierung über formularbasierte Bewerbungssysteme – ein Gastbeitrag von Doris Brenner

  1. Tatsächlich frage ich mich nach diesem Text was für Bewerberportale spricht? Oder sind es nur die schicken Anzüge der Verkäufer die überzeugen?
    Sorry, nein ich meinte natürlich dass es zumindest verwundert wenn die Personalabteilung sich einerseits beschwert, dass sich nur wenige gute Bewerben, andererseits aber Hindernisse wie beim Strongmanrun für die Bewerber aufgestellt werden.

  2. Aus Bewerbersicht kann ich das negative Urteil nur bestätigen. Unzählige Eingabeschlitze auszufüllen mit der ständigen Sorge alles nochmal machen zu müssen weil man auf „Zurück“ geklickt hat zeugt nicht gerade von Respekt gegenüber den Bewerbern. Wenn man so mit der Zeit der Menschen umgeht lässt das eher auf ein dahinterstehendes Behördenmonster schließen als auf einen attraktiven Arbeitgeber.

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